就職

何度も同じことを聞く理由はメモを取っていないから。上手なメモの取り方とは。

こんにちは、おもちです。

新入社員の方は仕事に慣れてきた頃だと思いますが、メモはうまく取れていますか?

メモを取らないと伝達がうまくできなかったり、ミスをしてしまう可能性が高くなります。これを防ぐためにもメモを取ることは重要です。

今回はわたしなりに考えたり経験した上手なメモの取り方についての記事です。

上手なメモの取り方とは

要点を押さえる

重要な部分だけをメモすることが大切です。

医療事務の電話対応にかかわらず、他の一般企業でも共通するメモで重要な部分は「名前」「会社名」「用件」「数量」「電話番号」5つだと思います。

一言一句メモする必要はありません。

ひろくん
ひろくん
なんで5つの項目が重要だと思うの?
おもち
おもち
どれも電話先の人と意思疎通をするために必要な項目なんだよね。特に、名前と電話番号は必須だと思う。名前や電話番号を聞き忘れて折り返しの電話ができなくなるなんてこともあり得るからね。

疑問点が残る部分やわからなかったことがあれば再度聞く

あやふやなメモはミスを招くきっかけにしかなりません。

疑問点やメモの取り損ねなどあれば再度聞くようにしましょう。

おもち
おもち
何回も同じことを聞くことは失礼かもしれないけど、わからないことをそのままにして大きなミスをするよりか良いと思うよ。

仕事中はメモ帳とペンを持ち歩くようにする

突然メモを取る必要が出てきたときに、手が届くところにメモ帳がないとメモを取ることができません。

そんなときに備えて、メモ帳とペンを持ち歩くだけでも全然違います。

わたしの場合は使わないことが多くても、持ち歩いているだけで安心感のようなものを感じれます。

まとめ

新卒で働いているとき、メモを取ることは慣れない頃は本当に下手でした。

メモを取るときどこをメモすればいいのかわからなかったし、相手が話していることを理解することに精一杯だったからです。

今はだいたいの要領は掴んでいるため、メモに関しては大丈夫になりました。

メモを取ることは「慣れ」が大事だと思いますので、失敗してもいいからたくさんメモを取っていく必要があります。メモが苦手な方はまずはたくさんメモを取ることをおすすめします。